Akty prawne tylko w wersji elektronicznej

Od 2012 r nowe regulacje prawne nie będą publikowane – jak obecnie – w wersji papierowej i dodatkowo, elektronicznej. Jedyną formą publikacji będzie wersja elektroniczna. Do ogłoszenia kierowane będą jedynie akty w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu organu wydającego, bez konieczności dołączania, jak obecnie, oryginału podpisanego przez organ wraz z trzema kopiami. Organ wydający akty normatywne, będzie przechowywał te dokumenty w formie dokumentów elektronicznych.

Wybrane cechy i funkcje systemu
System Edicta Legis jest aplikacją udostępnianą przez przeglądarkę internetową. Może być instalowany w zasobach własnych jednostki lub jako usługa hostowana. System podzielony jest na dwie funkcjonalnie zróżnicowane strefy, w których udostępniane są właściwe dla nich grupy dokumentów:

• Strefa publiczna - przeznaczona dla obywateli, którzy chcą znaleźć interesujący ich dokument bez konieczności logowania się do systemu.
• Strefa urzędu - przeznaczona dla pracowników uczestniczących w procesie tworzenia i legislacji projektu aktu oraz zarządzających zbiorem dokumentów. Znakomicie wspiera pracę biura obsługi rady i zarządu w zakresie zarządzania zbiorem aktów normatywnych.

Funkcje strefy publicznej
Strefa publiczna systemu pełni rolę Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie publikacji aktów normatywnych. Pracując w systemie Edicta Legis pracownicy urzędu nie muszą wykonywać dodatkowych czynności związanych z udostępnianiem aktów w BIP.

Udostępnianie aktów uchwalonych i projektowanych. Akty normatywne przeznaczone do publikacji udostępniane są w formacie PDF. W treści aktu znajdują się aktywne linki do załączników i innych aktów wywoływanych oraz wizualizacja podpisu elektronicznego. Załączniki do aktu mogą być sporządzone w dowolnym formacie.

Udostępnianie tekstów ujednoliconych. System informuje o statusie aktu, najważniejszych datach związanych z aktem (data ogłoszenia, wejścia w życie itp.), powiązaniach z innymi dokumentami oraz udostępnia tekst opublikowany i ujednolicony.

Zaawansowane wyszukiwanie. Zbiór opublikowanych aktów normatywnych może być przeszukiwany po metadanych opisujących dokumenty oraz po treści samego dokumentu lub związanego z nim załącznika. Wyszukiwanie ułatwia grupowanie dokumentów wg typów, roczników, kadencji, posiedzeń, skorowidza itp.

Powiadamianie o nowościach. Użytkownik strefy publicznej może aktywować system powiadamia kanałem RSS o pojawieniu się nowych aktów uchwalonych lub projektowanych.

Funkcje strefy urzędu
W strefie urzędu aplikacji, pracownicy obsługują wszystkie etapy procesu legislacji aktu (projektowanie, opiniowanie, akceptacja, podpisywane i publikację) oraz zarządzają zbiorem aktów w formie elektronicznej.

Zaawansowany edytor XML aktu. System wyposażono w dedykowany edytor XML umożliwiający sporządzanie dowolnego typu aktu o najbardziej złożonej strukturze i treści. Struktura aktu jest zgodna z formatem EDAP co pozwala na zaimportowanie do systemu wszystkich wcześniej utworzonych aktów w tym formacie.

Praca grupowa nad treścią dokumentu. System umożliwia wskazanie wielu osób o zróżnicowanych rolach, uczestniczących w pracach nad projektem aktu (edycja, akceptacja, podpisywanie, opiniowanie itp.).

Walidacja dokumentu. Przy wykonywaniu najważniejszych czynności, system analizuje strukturę aktu, jego zawartość oraz wymagane metadane. Użytkownik jest na bieżąco informowany o występujących brakach w dokumencie.

Dokumentowanie procesu legislacyjnego. System rejestruje każdą zmianę treści i metadanych aktu, tworząc historię jego życia. Rejestrowane są kolejne wersje treści dokumentu od momentu jego utworzenia do uchwalenia z określeniem czasu i użytkowników, którzy je sporządzili.

Odnośniki do załączników i innych dokumentów. Załączniki lub inne dokumenty przywołane w treści aktu mogą być podlinkowane. Dzięki temu możliwa jest szybka nawigacja pomiędzy dokumentami bezpośrednio z treści aktu normatywnego.

Informacja o relacjach. Do każdego wyświetlanego aktu dołączana jest informacja jego aktualnym statusie, relacjach i powiązaniach z innymi aktami oraz datach związanych z aktem (data uchwalenia, publikacji, wejścia w życie itd.). Poprzez system linków, użytkownik może łatwo nawigować pomiędzy dokumentami powiązanymi.

Grupowanie dokumentów. Dokumenty gromadzone w systemie mogą być dowolnie grupowane. Akty prawa miejscowego, akty normatywne wewnętrzne, projekty aktów oraz inne, wyświetlane są pod odrębnymi pozycjami menu systemu.

Integracja z elektroniczną platformą konsultacji społecznych. Jeżeli projekt aktu normatywnego został poddany konsultacja społecznym, bezpośrednio z systemu można wywołać wątek konsultacji społecznych związany z tym aktem.

Edycja tekstów ujednoliconych aktu. Dla aktu zmienionego można utworzyć tekst ujednolicony. System udostępnia wszystkie wersje tekstu ujednoliconego oraz tekst opublikowany.

Podpisywanie i kontrasygnowanie dokumentów. Podpisywanie dokumentu wykonuje się z poziomu systemu i nie wymaga instalowania odrębnego oprogramowania. Podpis wizualizowany jest w treści aktu.

Korzyści ze stosowania systemu Edicta Legis
Jednostka uzyskuje narzędzie pełnego zarządzania treścią i cyklem życia wszystkich aktów normatywnych tworzonych w jednostce, zgodnie ze znowelizowaną ustawą o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

Jednolity zbiór wszystkich aktów normatywnych – aktów prawa miejscowego, wewnętrznych i pozostałych, tworzący bazę aktów własnych projektowanych i uchwalonych.

Obsługa przez przeglądarkę internetową, nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania i udostępnia system z każdego miejsca.

Pełna kontrola nad wersjami dokumentów i całym procesem legislacji.

Dokumentowanie procesu legislacji odbywa się automatycznie, bez udziału użytkownika.

Jednolity wygląd wszystkich dokumentów. Wszystkie akty normatywne formatowane są w jednolity sposób ustalony przez jednostkę.

Ułatwiona nawigacja pomiędzy dokumentami dzięki linkowaniu w treści aktów do załączników, dokumentów powiązanych i będących w relacjach z aktem.

Weryfikacja poprawność tworzonego aktu przy wykonywaniu głównych czynności związanych z aktem.

Zwiększony poziom zaufania do treści dzięki aktualnej informacji o statusie dokumentu, powiązaniach z innymi aktami, wizualizacji podpisu elektronicznego oraz o udostępnieniu tekstów ujednoliconych.